Protokół przyjęcia sprzętu do serwisu — wzór

Dokument, który rozstrzyga spór o stan sprzętu w chwili przyjęcia. Wypełnienie zajmuje dwie minuty, a jego brak kosztuje zwykle wartość obudowy albo całej naprawy.

Pobierz wzór w PDF — dokument ma pola formularza, więc wypełnisz go na komputerze albo wydrukujesz pusty. Bez rejestracji.

Po co ten dokument

• Potwierdza, w jakim stanie sprzęt trafił do serwisu — to jedyna obrona przy zarzucie „u was to zarysowaliście”.
• Utrwala usterkę słowami klienta, zanim zostanie zastąpiona Twoją diagnozą.
• Jest punktem wyjścia do wezwania do odbioru, gdy sprzęt zalega miesiącami.
• Dokumentuje, co dokładnie zostało przekazane — kabel, akumulator, walizka, dysza.

Co zawiera

• Serwis — Nazwa firmy, Adres, NIP, Telefon
• Klient — Imię i nazwisko / nazwa firmy, Adres, Telefon, E-mail
• Przyjmowany sprzęt — Nazwa urządzenia, Marka i model, Numer seryjny, Numer katalogowy, Przekazane wyposażenie (kabel, akumulator, walizka…)
• Zgłoszenie i stan — Zgłoszona usterka (słowami klienta), Stan techniczny i wizualny w dniu przyjęcia (rysy, pęknięcia, braki, ślady napraw)
• Ustalenia — Koszt diagnozy, Wstępna wycena naprawy, Przewidywany termin, Sposób kontaktu, Uwagi

Na co uważać przy wypełnianiu

Opisuj stan konkretnie

„Sprawny wizualnie” nie broni się w sporze. „Obudowa zarysowana z lewej strony, brak zaślepki filtra” — broni się doskonale.

Usterkę zapisz słowami klienta

Nie „uszkodzony zasilacz”, tylko „nie włącza się po podłączeniu do prądu”. Twoja diagnoza pojawi się dopiero w protokole naprawy.

Podpis zbierz przy przyjęciu

Podpisanie „przy odbiorze” oznacza w praktyce nigdy — a bez podpisu zostaje jednostronne oświadczenie serwisu.

Numer seryjny przepisz, nie zapamiętuj

Bez niego nie udowodnisz, że chodzi o ten konkretny egzemplarz.

Najczęstsze pytania

Czy protokół przyjęcia jest wymagany przepisami?

Nie ma przepisu nakazującego go przy każdej naprawie. To dokument chroniący serwis: bez niego nie wykażesz stanu sprzętu przy przyjęciu ani daty jego przekazania.

Czy wystarczy jeden egzemplarz?

Sporządza się dwa — po jednym dla każdej strony. Klient bez swojego egzemplarza nie ma potwierdzenia, że w ogóle zostawił sprzęt, i to on zwykle upomina się o kopię.

Co zrobić, gdy klient nie chce podpisać?

Zanotuj odmowę na dokumencie i poproś o podpis osobę przyjmującą oraz świadka. Sprzęt bez żadnego potwierdzenia przyjmuje się na własne ryzyko.

Czy do protokołu trzeba dołączać zdjęcia?

Nie trzeba, ale to najskuteczniejsze uzupełnienie. Zdjęcie całości z tabliczką znamionową i osobne ujęcia uszkodzeń zamykają większość późniejszych sporów.

Zlecenie serwisowe — wzór do pobrania · Protokół naprawy i wydania sprzętu — wzór · Karta gwarancyjna na usługę — wzór