Protokół naprawy i wydania sprzętu — wzór

Dokument zamykający naprawę: co było zepsute, co zrobiłeś, co wymieniłeś i na co dajesz gwarancję. Bez niego reklamacja sprowadza się do słowa przeciw słowu.

Pobierz wzór w PDF — dokument ma pola formularza, więc wypełnisz go na komputerze albo wydrukujesz pusty. Bez rejestracji.

Po co ten dokument

• Wykazuje, co faktycznie zostało zrobione — językiem zrozumiałym dla klienta, nie skrótami warsztatowymi.
• Wiąże wymienione części z konkretną naprawą, także na potrzeby gwarancji producenta.
• Ustala datę wydania sprzętu, od której biegnie gwarancja na usługę.
• Potwierdza odbiór, co zamyka odpowiedzialność serwisu za przechowanie.

Co zawiera

• Dane — Numer protokołu, Numer zlecenia, Klient, Urządzenie, Numer seryjny
• Rozpoznanie — Stwierdzona przyczyna usterki
• Wykonane czynności — Lista operacji
• Wymienione części — tabela: Nazwa części, Numer katalogowy, Ilość, Wartość
• Testy i gwarancja — Przeprowadzone testy i ich wynik, Okres gwarancji na usługę, Zakres gwarancji, Zalecenia dla użytkownika
• Odbiór — Data wydania, Kwota do zapłaty

Na co uważać przy wypełnianiu

Nie pisz „naprawiono”

Jedno słowo w rubryce wykonanych czynności jest bezwartościowe przy reklamacji. Wypisz operacje po kolei.

Części z numerami katalogowymi

Sama nazwa nie wystarczy — przy sporze o jakość części liczy się konkretny indeks.

Opisz testy końcowe

Zdanie „sprawdzono działanie pod obciążeniem przez 30 minut” jest dowodem staranności, który trudno podważyć.

Zaznacz, czego nie obejmuje gwarancja

Gwarancja na wymienioną część to nie gwarancja na całe urządzenie. Rozróżnienie zapisz wprost.

Najczęstsze pytania

Czy protokół naprawy zastępuje fakturę?

Nie. Protokół dokumentuje wykonanie usługi, faktura jest dokumentem księgowym. Kwota na obu powinna być identyczna — rozbieżność to najczęstszy powód reklamacji formalnych.

Jak długo przechowywać protokoły napraw?

Co najmniej przez okres gwarancji na usługę powiększony o czas na dochodzenie roszczeń. Przy dokumentacji cyfrowej koszt przechowywania jest bliski zeru, więc nie ma powodu ich kasować.

Czy klient musi podpisać odbiór?

Podpis odbioru potwierdza, że sprzęt wrócił do właściciela w stanie opisanym w protokole. Bez niego serwis nadal formalnie odpowiada za przechowywany sprzęt.

Protokół przyjęcia sprzętu do serwisu — wzór · Zlecenie serwisowe — wzór do pobrania · Karta gwarancyjna na usługę — wzór