RODO w serwisie i salonie — co wolno przechowywać
Baza klientów to w świetle przepisów zbiór danych osobowych, niezależnie od tego, czy trzymasz ją w systemie, w Excelu, czy w zeszycie. Zasady są prostsze, niż sugerują firmy sprzedające szkolenia — ale kilku rzeczy trzeba dopilnować.
Dane do wykonania usługi nie wymagają zgody
Najczęstsze nieporozumienie: przekonanie, że na wszystko trzeba zbierać podpisaną zgodę. Dane potrzebne do wykonania umowy — imię, nazwisko, telefon, adres, dane sprzętu czy pojazdu — przetwarzasz na innej podstawie niż zgoda. Klient przyszedł naprawić urządzenie, więc dane potrzebne do tej naprawy i do wystawienia faktury po prostu są niezbędne.
Zgoda jest potrzebna do czegoś innego: do marketingu. Wysyłka oferty promocyjnej albo przypomnienia o przeglądzie w celach sprzedażowych to już inny cel niż realizacja usługi.
Co realnie trzeba mieć
- Informację dla klienta, kto przetwarza jego dane i w jakim celu (klauzula informacyjna — może być na protokole przyjęcia).
- Odrębną zgodę marketingową, jeśli wysyłasz oferty — najlepiej jako osobne pole, nie „zgadzam się na wszystko”.
- Ograniczony dostęp: pracownik nie musi widzieć całej bazy klientów firmy.
- Umowę powierzenia z dostawcą oprogramowania, w którym trzymasz dane.
- Zasadę usuwania danych, których już nie potrzebujesz.
Jak długo przechowywać
| Rodzaj danych | Ile trzymać | Dlaczego |
|---|---|---|
| Dokumenty księgowe (faktury) | Zgodnie z przepisami podatkowymi | Obowiązek ustawowy — tu nie ma dowolności |
| Dokumentacja napraw i protokoły | Okres gwarancji plus czas na roszczenia | To Twoja obrona przy reklamacji |
| Dane do marketingu | Do wycofania zgody | Wycofanie musi być tak łatwe jak udzielenie |
| Kontakt do klienta, który nie wraca | Przejrzyj raz w roku | Nieużywana baza to samo ryzyko, zero korzyści |
Trzy rzeczy, które w praktyce robią różnicę
Role zamiast wspólnego konta
Jedno konto „warsztat” z hasłem znanym wszystkim to najczęstszy realny problem — nie brak papierowej dokumentacji. Osobne konta z rolami dają odpowiedź na pytanie, kto i kiedy oglądał dane.
Zdjęcia to też dane
Fotografie sprzętu w prywatnym telefonie serwisanta wychodzą poza kontrolę firmy. Zdjęcia przypięte do protokołu w systemie zostają tam, gdzie powinny.
Eksport i usunięcie na żądanie
Klient może poprosić o informację, jakie dane posiadasz, albo o ich usunięcie. Sprawdź, czy Twój program w ogóle na to pozwala — w zeszycie „usunięcie na żądanie” bywa trudne do wykazania.
W fixen.pl dane każdej firmy są odseparowane, dostęp regulują role użytkowników (pracownik oddziału widzi tylko swoich klientów), a bazę klientów wyeksportujesz do CSV w każdej chwili.
Najczęstsze pytania
Czy potrzebuję zgody na przechowywanie danych klienta, który przyniósł sprzęt do naprawy?
Dane niezbędne do wykonania usługi i wystawienia dokumentu księgowego przetwarzasz bez odrębnej zgody — podstawą jest realizacja umowy i obowiązek prawny. Zgoda dotyczy dodatkowych celów, przede wszystkim marketingu.
Czy mogę wysyłać klientom SMS-y o promocjach?
Wiadomość marketingowa wymaga zgody na kontakt w tym celu. Inaczej wygląda SMS informujący o statusie naprawy — to element realizacji usługi, o którą klient sam poprosił.
Czy trzymanie danych w chmurze jest zgodne z RODO?
Tak, o ile dostawca zapewnia odpowiednie zabezpieczenia i masz z nim umowę powierzenia przetwarzania. Istotne jest też, gdzie fizycznie znajdują się serwery i kto ma do nich dostęp — o to warto zapytać wprost.
Co zrobić, gdy klient żąda usunięcia danych?
Usuwasz to, co możesz — z zastrzeżeniem dokumentów, które musisz przechowywać z mocy przepisów (przede wszystkim księgowych). Warto mieć system, w którym da się to zrobić wybiórczo, zamiast kasować całą historię.