Magazyn części w serwisie — jak przestać tracić na drobnicy
Największe straty w serwisie nie biorą się z drogich podzespołów, tylko z drobnicy, której nikt nie ewidencjonuje: uszczelek, filtrów, złączek. Pojedynczo nieistotne, w skali roku — realny ubytek marży.
Trzy sposoby, w jakie znikają pieniądze
- Część wzięta bez zapisu — trafia do naprawy, ale nie na fakturę. Klient płaci za robociznę, część idzie z Twojej kieszeni.
- Zamówienie w ciemno — nikt nie wie, że ta sama część leży już na półce, więc przyjeżdża druga.
- Martwy zapas — części kupione „bo była promocja”, których nie użyjesz przez dwa lata. To zamrożona gotówka.
Minimalna ewidencja, która ma sens
Nie musisz od razu wprowadzać pełnej gospodarki magazynowej. Wystarczy, że każda część ma cztery informacje:
| Pole | Po co |
|---|---|
| Nazwa i numer katalogowy | Jednoznaczna identyfikacja przy zamawianiu — nazwa własna nie wystarcza |
| Stan bieżący | Odpowiedź na pytanie „mamy to?” bez chodzenia do magazynu |
| Cena zakupu i sprzedaży | Bez tego nie policzysz marży na częściach, a to zwykle połowa zarobku |
| Stan minimalny | Poziom, przy którym trzeba zamówić — zanim zabraknie w środku naprawy |
Zasada, która rozwiązuje 80% problemu
To jedna zasada, ale wymaga, żeby dopisanie części zajmowało kilkanaście sekund na telefonie. Jeśli wymaga wracania do biura i logowania na komputerze, nikt tego nie zrobi i wrócicie do kartek.
Rezerwacja pod zlecenie
Przy dłuższych naprawach część często czeka na sprzęt, który stoi w kolejce. Jeśli w międzyczasie ktoś ją weźmie do innego auta, naprawa staje. Dlatego części przypisane do zlecenia powinny być zarezerwowane, a nie tylko policzone w stanie ogólnym.
Inwentaryzacja bez zamykania warsztatu
- Wybierz 20 pozycji o największej rotacji — one odpowiadają za większość ruchu.
- Policz je fizycznie i porównaj ze stanem w systemie.
- Różnice pokażą, gdzie ewidencja przecieka (zwykle: drobnica brana bez zapisu).
- Powtarzaj co miesiąc na tej samej grupie, zamiast raz w roku liczyć wszystko.
Kiedy magazyn zaczyna się opłacać
Przy kilkunastu pozycjach zeszyt wystarczy. Moduł magazynowy zwraca się, gdy trzymasz ponad 50 pozycji albo gdy pracuje więcej niż jedna osoba — bo wtedy „wiem, co mamy” przestaje być prawdą. Drugi próg to moment, w którym zaczynasz zamawiać u kilku dostawców i chcesz porównywać ceny zakupu.
Moduł Magazyn w fixen.pl prowadzi stany, rezerwuje części pod konkretne zlecenie i pilnuje stanów minimalnych, a rozchód schodzi wprost ze zlecenia — więc część zawsze trafia i na naprawę, i na fakturę.
Najczęstsze pytania
Czy muszę wprowadzać wszystkie części naraz?
Nie i nie warto. Zacznij od pozycji o największej rotacji — zwykle 20–30 indeksów odpowiada za większość ruchu. Reszta dopisze się przy pierwszym użyciu.
Jak liczyć marżę na częściach?
Potrzebujesz ceny zakupu i sprzedaży przy każdej pozycji. Wtedy raport pokazuje zarobek osobno na robociźnie i na częściach — a to zwykle pierwsze miejsce, w którym widać, że sprzedaż idzie po kosztach.
Co z częściami zamawianymi pod konkretne zlecenie?
Takie części nie muszą w ogóle wchodzić na stan magazynu — wystarczy, że są pozycją zlecenia z ceną zakupu i sprzedaży. Magazyn prowadź dla tego, co realnie leży na półce.